Direktorat Layanan Akademik Universitas Islam Indonesia, kembali menyelenggarakan Workshop tentang pengembangan PDDIKTI di Rich Hotel Yogyakarta yang diselenggarkaan Hari Sabtu dan Ahad, tanggal 20-21 Oktober 2018.

Updating Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

Hadir dalam kesempatan tersebut Franova Herdiyanto dari Kasubid Bidang Informasi dan Publikasi, Pusdatin RISTEKDIKTI. Di hari pertama workshop, beliau  menyampaikan tentang “Updating Pangkalan Data Pendidikan Tinggi”.

Dalam kesempatan tersebut, Franova menyampaikan bahwa PDDIKTI mempunyai peranan sangat penting, karena data yang ada terintegrasi secara nasional dan menunjang dan mendukung sistem penjaminan mutu. PDDIKTI menjadi sumber untuk mensuplai data ke BAN-PT. Data-data yang disuplay antara lain data kuantitatif untuk pengisian borang yang bisa disuplay PDDIKTI, antara lain jumlah mahasiswa.

Permen Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan tinggi, merupakan acuan standar bagi perguruan tinggi, apakah dilaksanakan oleh PT atau tidak. Masalah yang perlu dikontrol, antara lain batas SKS per semester 24 SKS, tetapi di PT tertentu melebihi standar misal 30 SKS tiap semester. Ada pula tentang batas studi setiap jenjang. PDDIKTI akan mencapture sudah melebihi batas studi, kemudian diserahkan kepada pemegang kebijakan untuk ditindak lanjuti, misal recycle. Saat ini sudah ada rencana akan ada permen tentang mahasiswa pindahan.

Franova menambahkan, di dalam SK Sekjen, telah dicantumkan tentang Standar pengolahan PDDIKTI, PDD maksimal berapa hari PDM berapa hari, pembukaan perido maksimal berapa hari. Pengajuan NIDN dan registrasi dosen dan lain-lain. Kemudian untuk fakultas kedokteran kuota mahasiswa baru dengan berbagai persyaratan.

PDDIKTI merupakan tulang punggung yang akan dipakai bersama. PDDIKTI saat ini juga sedang dilakukan roadmap pembagian PDDIKTI antara lain Pengumpulan Data, Pengolahan Data dan Penyajian Data.

Kondisi data saat ini, secara nasioanl saat ini terdapat 4637 perguruan tinggi per 6 September 2018. Saat ini APK Pendidikan Tinggi baru 33,4%. Angka Partisipasi Kasar (APK) adalah perhitungan jumlah mahasiswa terdaftar dengan jumlah penduduk usia 19-23 tahun.

Untuk masalah kebijakan pelaporan data seperti telah diketahui, sekarang ini telah menggunakan Feeder v 2.2 dan PT wajib memakai Feeder tersebut, tidak boleh melaporkan dengan selain Feeder. Seperti tercantum dalam pasal 22 Permenristekdikti No. 61/2016, pelaporan tersebut melalui mekanisme sinkronisasi. Tetapi hal tersebut masih ada kendala, untuk daerah tertentu memang terkendala pada jaringan internet.

Setiap PT mempunyai kewajiban mengumpulkan data mulai semester dalam kalender akademik. Untuk pelaporan, semester ganjil batas waktunya 30 April, sementara semester genap berakhir 31 Oktober, hal tersebut sudah tercantum dalam SK Sekjen. Tetapi tidak ada menutup kemungkinan perpanjangan karena ada hal tertentu misal maintenance.

Tetapi diakui bahwa masih terdapat mis antar instansi. Sesuai pasal 20 Permenristekdikti No. 61/2016, tentang data mahasiswa berkebutuhan khusus. PT seharusnya tidak lagi mengajukan data mahasiswa berkebutuhan khusus, karena sudah terdapat dalam FEEDER.

Untuk yang terkait Rekognisi Pembelanjaran Lampau (RPL), Direktorat Permen 26 Ristekdikti Tahun 2016 terdapat dua tipe. Tipe A: pengakuan kredit (digunakan mahasiswa) dan Tipe B digunakan untuk dosen. Misalnya permasalahan PT, sangat susah mencari dosen memakai S2 untuk mendaftar NIDN, misal dosen maritim, perwira belum S2. Sehingga dapat digunakan untuk pendaftaran NIDN. Di dalam update FEEDER, terdapat penambahan menu tentang RPL ini, di dalam menu mahasiswa, dimasukkan pada jenis pendaftaran: peserta didik baru, pindahan, alih jejang, lintas jalur (Tipe A).

Integrasi juga sedang dikembangkan misalnya Sistem SDID terintegrasi (SISTER). Bagi PT yang sudah menggunakan SISTER, perubahan data dosen tidak lagi memakai FORLAP. Kecuali registrasi dosen, perubahan homebase tetap memakai FORLAP. Dalam FEEDER terdapat update menu aktifitas mahasiswa, mencakup tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi termasuk judul skripsi. Salah satunya bahwa dosen selain mengajar juga membimbing skripsi.

Dalam integrasi antara Sister-PDDIKTI-dan Sinta terkait tentang dosen. PDDIKTI sebagai pengumpul terakhir. Portofolio dosen, jurnal, peneliian.

PDDIKTI juga bekerjasama dengan Dinas DUKCAPIL, antara lain klausul tentang pemanfaatan data kependudukan. Misalnya pendaftar perguruan tinggi cukup membawa KTP, tanpa membawa KK dan lain-lain, seperti pada perbankan. Data yang dapat digunakan antara lain nomor KK dan NIK, nama ibu. Tetapi diakui selama ini, masalah e-KTP banyak kelemanan data, misal secara Biometrik terdeteksi banyak yang mempunyai beberapa NIK.

Dengan instansi lain, PDDIKTI juga bekerja sama dengan Badan Kepegawaian Negara, data digunakan untuk mengontrol pendidikan dari ASN. Bahkan rencananya akan bekerjasama dengan Dirjen Pajak juga, setiap lulusan itu sudah diberikan NPWP.

Kualitas data sekarang ini juga perlu ditingkatkan. Contohnya, KRS tidak lengkap, Aktifktas Kuliah Tidak lengkap, mahasiswa tidak terdata. PTS sangat terbantu dengan adanya L2DIKTI. Secara nasional pada saat ini, terdapat 1.785.998 mahasiswa 2017-1 yang belum dilaporkan. Dan kopertis V paling baik laporannya, walaupun di LLDIKTI V masih terdapat 19.659 belum didatakan. Sementara, di UII masih 4.000-an mahasiswa yang didatakan. Di dalam Forlap, terdapat menu yang menampilkan mahasiswa tidak falid tidak didatakan sebagai fasilitas untuk perbaikan data tersebut.

Penomoran Ijazah Nasional (PIN)

Aplikasi Penomoran Ijazah Nasional (PIN) – CIVIL. Beberapa PT sudah digunakan beberapa PT, dan dicetak dalam ijazah yang dikeluarkan, karena berdasar pada Surat Edaran Dirjen Dikti Nomor 700/B/SE/2017 tentang Penggunaan Penomoran Ijazah Nasional (Pin). Rencananya PIN ini, wajib diimplementasikan pada semua lulusan perguran tinggi, satu tahun setelah keluar Peraturan Menteri. Ke depan dalam ijazah kemungkinan juga dicantumkan NIK, dan Nomor Ijazah Nasional. Sehingga terdapat yang eligible terkait jumlah SKS, masa studi, akreditasi, sangat dibutuhkan dalam PDDIKTI.

Kebijakan Terkati SDID

Pada hari kedua, hadir Dr. Ir. Hendro Wicaksono, M.Sc. Eng. Kasubdit Kompetensi SDM, Direktorat Karier dan Kompetensi Dosen. Ditjen Sumber Daya Kemristek Dikti. Direktorat ini mempunyai tugas pokok dan fungsi antara lain dalam lingkup pemberian pelayanan terkait kompetensi dosen, magang dosen, klaim dosen, pengajuan NIDN-NIDK-NUP, PMDP/A (Program Mobilisasi Dosen Pakar/Ahli), Bimtek Penguatan Kompetensi Dosen, Program Short Course Luar Negeri, World Class Profesor dan SAME (Scheme for Academic and Mobility Exchange). Terkait pula dengan masalah validasi registasi dosen dan validasi Perubahan Data Dosen (PDD).

Beliau menyampaikan bahwa apabila data dosen sudah terintegrasi, mempermudah pemerintah dalam mengambil kebijakan. Pemerintah berharap keras bagaimana supaya perguruan tinggi menghasilkan produk inovasi. Karena inovasi akan berdampak kepada ekonomi.

Sesuai kebijakan semua guru besar dan profesor sudah harus mempublikasikan jurnal, karena kita punya banyak guru besar, kalau semua menulis Indonesia bisa diunggulkan di tingkat regional, bisa lebih unggul dari Malaysia, dari segi publikasi. Namun, dari sisi produktifitas publikasi belum tentu menghasilkan produk inovasi. Saat ini, Publication of Scopus setelah 54 tahun, Indonesia dapat meningkat dan lebih unggul dari Thailand. Sementara International Pulication di Asean 2017 Indonesia masih di posisi 3, di bawaa Malaysa dan Singapura.

Sesuai UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Pasal 45 dan 46, syarat-syarat yang diajukan sebagai NIDN dosen tetap dan tidak tetap, karena ujungnya adalah kualitas dan relevansinya. Saat ini badan legislatif komisi X sedang melakukan roadmap dan akan merevisi undang-undang ini, menjadi UU tentang guru tersendiri dan UU khusus dosen tersendiri.

Sesuai Permenristek Dikti 26/2015 adendum No. 2/2016, semua dosen, instruktur, tutor harus terdata dalam laman PDDIKTI (profil, aktivitas mengajar), terkait hal ini karena ristek diminta laporan dengan anggaran, tumpang tindih. Memberikan kesempatan kepada praktisi untuk mengajar di PT  yang bersinergi. Dengan demikian dapat meningkatkan Angka Parsitipasi Kasar (APK) dan memudahkan dalam pembinaan. Dalam satu data, maka akan memudahkan untuk mendapatkan statistik, dan proses akuransi PDDIKTI semakin ditingkatkan.

Dalam kesempatan tersebut juga mengemukakan tentang NIDN, NIDK, NIUP. Antara lain tentang usia paling tinggi mendapatkan NIDN yaitu 58 tahun. Akhir usia mendapatkan nomor non-profesor 65 tahun, kemudian profesor 70 tahun. Beliau juga menyampaikan tentnag syarat umum pengajuan NIDN, NIDK dan NIUP. Datanya harus lengkap terupload, karena berpengaruh saat reakreditasi perguruan tinggi dan program studi terkait dosen.

Untuk Hak dosen yang ber NIDN pada PTS , dapat mengajukan beasiswa dan mengajukan sertifikasi dosen dengan biaya APBN. Dosen PTS yang memiliki NIDK mengikiti pembinaan dan penikgkatan kompetensi dosen dengan biaya APBN.

Sebagai persyaratan akreditasi, tiap prodi wajib ada 6 orang dosen ber NIDN. Untuk saat ini, pemindahan home internal dalam perguruan tinggi saat reakreditasi, akan terjadi penolakan apabila prodi asal menjadi kurang dari 6 dosen karena perpindahan tersebut.

Beliau juga menyampaikan juga menyampaikan tentang sanksi oleh Dirjen SDID, yang berwenang mencabut NIDN, NDIK dan NUP karena beberapa sebab antara lain tidak lagi memenuhi persyaratan perolehan NIDN, NDIK dan NUP, maupun diusulkan oleh dosen tetap sendiri dengan alasan yang dipertanggungjawabkan.

Saat ini PTS menopang jumlah dosen cukup tinggi, karena secara nasional terdapat 147.928 adalah dosen PTS. Namun, dari jumlah tersebut 56.927 dosen tidak mempunyai jabatan fungsional. Dari data statistik tersebut, jumlah dosen tidak mempunyai jabatan fungsional yang telah mengajar di lebih dari 5 tahun berjumlah 4.707 dosen. Sedangkan jenjang pendidikan dosen bergelar S1 22.202 dosen, S2: 161.519, S3: 33.581 S3, 2.169 Sp-1 dan 257 Sp-2 (data dapat dilihat pada sumberdaya.ristekdikti.go.id).

Pelayanan LDIKTI

Dalam sesi berikutnya, hadir Virdiana Srifiana Fatmawati, A.Md dari LLDIKTI V dahulu bernama Koperis Wilayah V. Beliau mengutarakan kondisi saat ini terdapat 105 PT di wilayah LLDIKTI V. Dari jumlah tersebut 3 peruguan tinggi dalam pembinaan. Terdapat 2 perguruan tinggi di LLDIKTI V yang merger dengan perguruan tinggi di jakarta.

Virdiana juga menjelaskan pelayanan pada Ditjen Kelembagaan LLDIKTI. Beliau menjelaskan bahwa perubahan merubah profil perguruan tinggi pada forlap hanya dapat dilakukan oleh Ditjen Kelembagaan. Pelayanan lainnya adalah perubahan nama program studi. Dirjen ini juga mempunyai wewenang untuk mengeksekusi penjatuhan sanksi dalam penghentian layanan PDDIKTI antara lain karena perguruan tinggi dalam konfik dan melakukan pelanggaran dan pengajuan non aktif.

Untuk Perubahan Data Mahasiswa (PDM) data pokok melalui forlap, sedangkan data transaksional melalui feeder. Hal ini sudah diatur dalam Kepdirjen Belmawa 30/B/SK/2017 tentang Prosedur Perubahan Data Mahasiswa (PDM). LLDIKTI melakukan verifikasi pengajuan PDM apabila syarat umum dan syarat khususnya telah lengkap.

LLDIKTI juga melayani perubahan Data Dosen PDD. PT melakukan pengajuan PDD pada laman forlap, kemudian LLDIKTI selama 14 hari kerja melakukan verifikasi. Kemudian apabila diverifikasi kemudian SDID melakukan perubahan dengan jangka waktu 14 hari kerja. Juga masalah perpindahan homebase internal dan eksternal.

Virdiana juga mengutarkan tentang syarat dosen per prodi untuk akreditasi BAN-PT. Jumlah minimum per prodi 6 orang yang ber NIDN, dengan rasio dosen eksata 1:30 dan non eksata 1:45. Di akhir kesempatan Virdiana juga mengutarakan tentang periode pelaporan dan alur pembukaan periode pelaporan lampau.

Support dari Badan Sistem Informasi (BSI)

Pada sesi terakhir, Mukhammad Andri Setiawan, S.T., M.Sc., Ph.D., Kepala Badan Sistem Informasi (BSI) mengutarakan panjang lebar tentang layanan Badan Sistem Informasi di Universitas Islam Indonesia. Hal tersebut tertuang dalam Roadmap  2018-2022. Di tahun ini fokus pada Era Industri 4.0, Digital Space Augmentation dan Enhanching Student Experience.

Dalam kesempatan tersebut, beliau menyatakan bahwa saat ini sedang proses migrasi program-program dekstop base ke dalam web base. Diharapkan, nantinya tidak akan ada lagi aplikasi berbasis dekstop base. Rencananya semua aplikasi berbasis web akan masuk ke dalam satu pintu yaitu UIIGateway. Di dalam UIIGateway akan secara bertahap masuk banyak aplikasi. Saat ini yang sudah berjalan adalah UIIDasbor, UIISKPI, UIIMonitor, UIIPengaturan. UIIGateway sedang didevelop selama kurun waktu 2018-2021 tersebut, fokus pada untuk masalah Business management, Student Management dan Academic Management.

—